Richtlinie für den Versand von eMails über Vereinsadressen
Diese Richtlinie legt fest, wie eMails über Vereinsadressen der Karnevalsgesellschaft Die Rosselanos 1955 e.V. zu verwenden sind. Ziel ist eine einheitliche, professionelle und datenschutzkonforme Kommunikation im Namen des Vereins.
1. Grundsätze
- Vereins-eMail-Adressen dürfen ausschließlich für Vereinszwecke verwendet werden.
- Private oder persönliche Kommunikation über Vereins-eMail-Konten ist nicht erlaubt.
- Der Versand von eMails über private Adressen (z. B. @gmail.com, @t-online.de) im Namen des Vereins ist strengstens untersagt.
- In Vereins-eMails dürfen keine privaten Social-Media-Accounts (Facebook, Instagram, WhatsApp etc.) angegeben werden.
2. Absender und Signatur
- Es ist immer die offizielle Vereinsadresse zu verwenden, z. B. info@rosselanos.eu.
- Jede eMail muss eine einheitliche Signatur enthalten:
Mit freundlichen Grüßen
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Max Mustermann
KG Die Rosselanos 1955 e.V.
Abteilung: Jugend / Organisation
eMail: max.mustermann@rosselanos.eu
Web: www.rosselanos.eu
Vereinsregister: VR 884 Saarbrücken
Vorstand: Andreas Chandoni, Diana Chandoni, Gerhard Ruppental
3. Inhalte und Anhänge
- Betreff kurz und eindeutig formulieren.
- eMails sachlich, freundlich und respektvoll schreiben.
- Nur notwendige Anhänge versenden, bevorzugt im PDF-Format.
- Sensible Daten nur verschlüsselt übermitteln.
4. Datenschutz und Verteiler (DSGVO)
- Niemals mehrere eMail-Adressen in die Adresszeile („An“) oder ins CC-Feld eintragen!
- Wenn eMails an mehrere Personen versendet werden, müssen die Empfänger-Adressen ausschließlich im BC-Feld (Blindkopie) stehen.
- Nur autorisierte Personen dürfen offizielle Verteilerlisten verwenden.
- Adressdaten anderer Personen dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder extern gespeichert werden.
Hinweis gemäß DSGVO:
Der offene Versand von eMail-Adressen (z. B. im „An“- oder „CC“-Feld) stellt eine unzulässige Weitergabe personenbezogener Daten dar und kann als Datenschutzverstoß gewertet werden.
5. Sicherheit
- Passwörter niemals weitergeben.
- Zugänge regelmäßig prüfen und bei Wechsel sperren oder übergeben.
- Verdächtige eMails sofort an technik@rosselanos.eu melden.
6. Archivierung
- Wichtige eMails (z. B. Entscheidungen, Anmeldungen, Mitteilungen) im zentralen Postfach oder der Vereins-Cloud archivieren.
- Bei Amts- oder Rollenwechsel erfolgt eine kontrollierte Übergabe des eMail-Zugangs.
